Die letzten Jahre haben uns gezeigt, wie wichtig es ist, auf digitale Lösungen ausweichen zu können. Viele geschäftliche Beziehungen finden heute zu 100 % digital statt, Menschen treffen sich seltener und die Arbeitsumgebung für effektive Remote-Arbeit wird immer ausgefeilter. Dazu gehört nicht nur, dass wir in Videokonferenzen sitzen und unsere Tätigkeiten digital organisieren – auch die Teilnahme an Webinaren gehört für viele Unternehmen und Selbstständige zum Kommunikationsmix dazu. Wir zeigen dir hier, wie Unternehmen ihr eigenes Webinar aufbauen können.
Wenn du auf diesem Beitrag gelandet bist, hast du dich bestimmt schon mit Webinaren befasst oder überlegst gerade, ein Online-Seminar anzubieten. Sehr gut! Im Folgenden geben wir dir einen Überblick über alle relevanten Fragen, sodass du im Anschluss direkt loslegen kannst.
Warum du ein Webinar aufbauen solltest
Die Einsatzmöglichkeiten von Webinaren sind vielseitig und die Vorteile sprechen für sich:
- Regionale Einschränkungen entfallen, dadurch erreichst du mehr potenzielle Kunden.
- Du hast eine gewisse Sicherheit, falls vor-Ort-Veranstaltungen aus diversen Gründen nicht stattfinden können.
- Die Hürde ist für Teilnehmer*innen viel geringer, wenn sie bequem von Zuhause aus an einem Seminar oder einer Veranstaltung teilnehmen können.
- Mitarbeiter*innen freuen sich auf neue, kreative Kommunikationskanäle innerhalb des Unternehmens.
- Webinare haben gegenüber (Lern-)Videos den Vorteil, dass Teilnehmer*innen Fragen stellen und interaktiv mitarbeiten können.
- Du musst keinen Veranstaltungsraum buchen und sparst so Aufwand und Kosten.
Ziel und Zweck des Webinars
Um ein Webinar planen zu können, musst du dir über das Ziel und den Zweck bewusstwerden. Das kommt natürlich ganz auf deinen übergeordneten Unternehmenszweck an.
Wozu möchtest du Webinare anbieten?
- E-Learning/digitales Coaching: Dein Ziel ist es, Wissen zu vermitteln und daraus Umsatz zu generieren.
- Werbung: Du möchtest Produkte/Dienstleistungen bekannt machen und dadurch Kunden binden, neue Kunden gewinnen oder deinen Umsatz steigern (z. B. Produkt-Launches, Cross- oder Up-Selling).
- Anleitungen/interne Schulung: Du möchtest Mitarbeiter*innen unterrichten oder einweisen; du willst Kunden und Kundinnen eine Produktanwendung zeigen.
- Community: Du willst ein Netzwerk-Format anbieten.
- Unternehmenskommunikation: Du möchtest über Neuigkeiten oder anstehende Veränderungen im Unternehmen referieren.
Immerhin 12 % aller Deutschen zwischen 16 und 74 Jahren nutzen Online-Kurse (Quelle: Statista)
Sei dir allerdings darüber bewusst, dass ein Webinar keine Präsenzveranstaltung ist und die persönliche Note anderweitig ins Webinar transportiert werden muss. Damit dir das gelingt, geben wir dir weiter unten noch Tipps und Tricks für deine Präsentation und Referent*innen mit.
Checkliste: Das brauchst du für dein Webinar
Schauen wir uns einen kurzen Überblick vorab an. In den nächsten Abschnitten steigen wir dann etwas tiefer in die Details ein. Du benötigst:
- Ein inhaltliches Konzept
- Die passende Webinar-Software
- Einen leistungsstarken PC oder Laptop
- Kamera und Mikrofon
(Beachte, dass externe Webcams und Mikrofone meistens eine bessere Qualität haben als solche, die bereits in den Laptop verbaut sind – natürlich kommt es aber auf das Laptop-Modell an!) - Stabile Internetverbindung
- Eine*n Moderator*in (Tipps für Moderator*innen gibt’s weiter unten im Beitrag)
- Optional: Eine*n Co-Moderator*in oder jemanden, der sich um Fragen während des Webinars kümmert
- Einen geeigneten Aufnahmeplatz, der hinsichtlich Akustik und Optik passt (ungeeignete Hintergründe lassen sich aber in vielen Webinar-Tools unscharf machen)
- Eine Präsentation/weitere Medien für das Screensharing
- Jemanden, der*die das Ganze verwaltet
- Passende Marketingmaßnahmen
- Teilnehmer*innen 😉
Mein Rat: Bereits zum Start in passendes Equipment investieren und testen. Das muss gar nicht teuer sein, aber schon ein ordentliches Mikrofon (wir nutzen z. B. dieses von Rode) und – je nach Raumbeschaffenheit Schallschutz – machen schnell einen großen Unterschied. Das absolute A und O ist natürlich eine sehr gute, zuverlässige Internetverbindung.
Denise, Academy-Beauftragte bei EOM
Dein eigenes Webinar-Konzept
Ein Webinar besteht aus vielen kleinen und größeren Komponenten, die du geschickt unter einen Hut bringen solltest. Wir raten dir, zu Beginn ein schriftliches Webinar-Konzept zu erstellen, in dem du die nachfolgenden Punkte definierst. Keine Sorge – das muss kein 10-Seiten-Dokument werden. Wichtig ist nur, dass du dir ausreichend Gedanken machst und deine Ideen schriftlich festhältst. Hole dir zu deinem Konzept auch gerne eine Zweitmeinung ein, um deine Ideen zu bekräftigen.
Webinar-Themen sinnvoll auswählen
Vor allem im Coaching- und Fortbildungsbereich ist es wichtig, die richtige Webinar-Headline (Seminartitel) zu finden. Mit einer fundierten Recherche stellst du sicher, dass du auch wirklich auf deine Zielgruppe zugeschnittene Webinare konzipierst.
Diese 4 Quellen helfen dir, die richtigen Webinar-Themen zu finden:
- Aktuelle Geschehnisse, technische Entwicklungen und News
Beispiel: Wir selbst bieten eine Schulung zum neuen Google Analytics 4 an. - Keyword-Recherchen
Du bist dir nicht sicher, was deine Zielgruppe interessiert? Starte doch mit einer ausführlichen Keyword-Recherche! - Umfragen
Frage Mitarbeiter*innen, Geschäftspartner*innen, Kunden und Kundinnen oder deine Social-Media-Follower*innen, welche Themen sie gerne in einem Webinar hören würden. - Brainstorming
Gemeinsames Brainstorming mit Kollegen und Kolleginnen hilft immer! Beziehe hier verschiedene Abteilungen mit ein, vor allem auch den Kundenservice!
Preise, Zielgruppe, Termine, Pausen – das ist wichtig
Zielgruppe
Sei dir immer darüber bewusst, FÜR WEN du dein Webinar konkret anbietest. Definiere deine Zielgruppe möglichst genau und überlege dir dann, welche Inhalte für diese Personen wichtig sind. Vermeide z. B. den Versuch, ein gemeinsames Webinar für Einsteiger*innen und Fortgeschrittene anzubieten. Irgendjemand wird hier auf der Strecke bleiben – mach lieber zwei Webinare daraus!
Kostenlos oder kostenpflichtig?
Zu welchem Preis du dein Webinar anbietest, hängt von deiner Marketingstrategie, deinem Ziel und deiner Kostenkalkulation ab.
Eine beliebte Strategie ist es, kürzere Webinare zur Eigenwerbung kostenlos anzubieten. Es besteht dann die Chance, dass Teilnehmer*innen im Anschluss auch kostenpflichtige Webinare oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen („Up-Selling“). Bedenke aber bei jedem Seminar: Es kann kostenlos sein, sollte aber nie umsonst sein. Deine Teilnehmer*innen sollten immer etwas Nützliches mitnehmen können. Niemand steht darauf, sich für ein interessantes Thema anzumelden, aber sich dann in einer Werbeveranstaltung wiederzufinden.
Webinar-Termin
Überlege dir, an welchem Wochentag dein Webinar am besten stattfinden sollte. In Ausnahmefällen kann sogar das Wochenende sinnvoll sein – das hängt stark von deiner Zielgruppe und Branche ab. Geht man von einer „Standard-Arbeitswoche“ aus, ist der Freitag eher ungeeignet, weil die Vorfreude aufs Wochenende allmählich steigt und die Gehirnkapazität in den vorherigen Tagen schon ziemlich strapaziert wurde. Wähle eher einen Termin am Anfang der Woche oder führe eine Umfrage durch!
Uhrzeit
Auch zu diesem Punkt kannst du ganz einfach eine Umfrage starten oder aber verschiedene Uhrzeiten ausprobieren und die Anmeldezahlen vergleichen. Beachte, dass die Leistungskurve der meisten Menschen am Vormittag am höchsten ist. Das bedeutet, dass der Vormittag grundsätzlich gut für Weiterbildungen geeignet ist.
Pausen
Leistungskurve hin oder her – früher oder später braucht jeder eine Pause. Außerdem muss vor allem bei Fortbildungen viel Input verarbeitet werden.
Tipp: Nach spätestens 1,5 Stunden solltest du deinen Teilnehmer*innen eine Auszeit gönnen. Nach der Mittagszeit erreicht unsere Konzentration in der Regel ein Tief. Deshalb spricht auch nichts gegen eine verlängerte Mittagspause bei Ganztages-Webinaren.
Die passende Webinar-Software finden
Bevor du dich auf die Suche nach der passenden Webinar-Software machst, solltest du dir ein paar grundlegende Fragen stellen. Denn davon sind oft sowohl die Kosten als auch die Wahl des richtigen Anbieters abhängig:
- Wie viele Personen werden minimal/maximal teilnehmen?
- Wie viele verschiedene Moderatoren werden im Einsatz sein?
- Welche Funktionen wünsche ich mir? Was bietet die Software an Extras?
Beispiele:- Automatisierter Mail-Versand an Teilnehmer*innen
- Integrierte Teilnehmer-Verwaltung (z. B. An-/Abmeldeverwaltung)
- Webinar aufzeichnen
- Break-out-Rooms (Damit kann der oder die Referent/Referentin die Teilnehmer*innen in Gruppen aufteilen und diese in separate, virtuelle Räume schicken, z. B. für Gruppenarbeiten.)
- Auswertungen und Statistiken
- Live-Umfragen im Webinarraum, Whiteboard, Dateiupload und mehr …
- Generierung von Teilnahmebescheinigungen
- Wo ist der Server-Standort des Software-Anbieters? (Thema Datenschutz)
Die beliebtesten und bekanntesten Anbieter für Webinar-Software:
Hinweis: Die zentrale Aufgabe von Webinar-Software ist es, einen virtuellen Seminarraum für Live-Seminare mit entsprechenden Funktionen anzubieten. Neben Webinar-Software gibt es aber auch zusätzliche E-Learning-Lösungen. Diese sind dazu da, Lernmaterialien und Medien online bereitzustellen sowie Kurs-Zugänge und Online-Tests zu managen.
9 Tipps für deine Webinar-Präsentation
Deine Webinar-Präsentation sollte ein angenehmer Mix aus Informationen, Unterhaltung und Design sein.
Wichtig: Überfordere deine Teilnehmer*innen nicht! Denn wenn sie sich konzentrieren möchten, können sie nicht gleichzeitig lesen und dem/der Moderator*in zuhören. Deshalb sollten in deiner Seminarpräsentation nicht zu viele Texte enthalten sein.
Vergiss Multitasking! Dieser Mythos verhindert, dass deine Teilnehmer*innen deine Webinar-Inhalte fokussiert aufnehmen können.
- Verwende dein Corporate Design, zumindest so, dass Teilnehmer*innen die Unterlagen nach dem Webinar immer noch mit deinem Unternehmen verbinden (z. B. Markenfarben, Bilder, Logo, visuelle Elemente).
- Vermeide zu lange Rückblicke in die Vergangenheit und stelle dich stattdessen kurz vor, zeige eine kurze Agenda und, vor allem, welchen Nutzen die Zuschauer*innen aus dem Webinar ziehen (wozu sie also nach dem Webinar in der Lage sein werden), denn das ist ihnen am wichtigsten.
- Beschränke dich auf die wichtigsten Kernaussagen in Form von Stichworten oder kurzen Aufzählungen.
- Nutze visuelle Elemente wie Screenshots, Bilder, eingebettete Videos oder Icons – diese sollen das Gesprochene untermauern und leichter merkbar machen.
- Überlade einzelne Slides (Folien) nicht mit zu vielen Informationen. Lasse genug Freiraum und verwende eine ausreichend große Schrift, sodass die Botschaft wirken kann.
- Teile auch mal deinen Bildschirm, um etwas aus dem „echten Leben“ zu zeigen und sorge so für Abwechslung. In manchen Fällen wird das sogar überwiegend der Fall sein, z. B. bei Software-Schulungen.
- Verwende die Notiz-Funktion (z. B. in Powerpoint): Darin haben Notizen Platz, die später nur der/die Moderator*in sieht.
- Lasse die Unterlagen Korrektur lesen
- Fange rechtzeitig mit der Vorbereitung an, vor allem, wenn es dein erstes Webinar ist. 😊
Übrigens: Du musst kein Experte in Powerpoint oder Google Slides sein, um ansprechende Webinar-Unterlagen zu erstellen. Es gibt viele Vorlagen und Hilfestellungen in den Tools, die dir die Arbeit erleichtern!
7 Tipps für Referent*innen – so wirst du zum Profi
Hast du schon mal an einem Live-Webinar teilgenommen oder dir eine Video-Aufzeichnung angesehen? Dann weißt du, wie wichtig die Person ist, die vor der Kamera sitzt und den Inhalt präsentiert.
Diese 7 Tipps helfen sowohl Einsteiger*innen als auch erfahrenen Referent*innen:
- Hol dir Rhetorik-Tipps, falls du so etwas noch nie gemacht hast (es wird dir Spaß machen!).
- Übe die vorbereitete Präsentation immer wieder, am besten laut. Aber vermeide, später einfach von deinen Notizen abzulesen – freies Sprechen ist der Schlüssel zur Natürlichkeit.
- Starte mit einem Wake-Up-Call und motiviere deine Teilnehmer*innen zu Beginn des Webinars. Beispiele: Frage alle nacheinander, wie es ihnen heute geht, was sie vom Seminar erwarten, vor welcher Herausforderung sie in Bezug auf das Seminarthema stehen, wie ihr Berufsalltag aussieht u. v. m.
- Sprich auch über Inhalte, die nicht in der Präsentation enthalten sind; überlege dir z. B. kreative Übergänge, erzähle lustige Anekdoten aus der Praxis oder stelle offene Fragen.
- Wenn du merkst, es geht nicht mehr … scheu dich nicht, geplante Pausen vorzuziehen, wenn deine Teilnehmer*innen nicht mehr aufmerksam sind. Alternativ kannst du sie auch mit Fragen etwas wachrütteln oder sie direkt darauf ansprechen. Hier solltest du souverän und spontan sein.
- Beziehe die Zuhörer*innen interaktiv mit ein! Fragen können mündlich oder im Chat beantwortet werden.
- Nutze (je nach Webinar-Software) die sogenannten Break-out-Rooms, in denen die Teilnehmer*innen gemeinsam arbeiten können. So hast auch du einmal eine Verschnaufpause. 😉
Interaktionen machen lebendig und bringen Spaß ins Webinar rein. Gerade in Online-Seminaren fehlen die kleinen Aufmerksamkeiten, die es sonst in Präsenzseminaren gibt. Bei mehrstündigen Webinaren ist es deshalb ein Muss, deine Teilnehmer*innen mit einzubeziehen, z. B. in Form von Fragen, Übungen oder Austausch untereinander. Dazu kann auch gehören, dass alle Teilnehmer*innen ihre Kamera (zumindest teilweise) einschalten. So wird zusätzlich das Gruppengefühl gestärkt.
Hier haben wir außerdem noch einen Interaktionskatalog vorbereitet, aus dem du dir für deine Webinare passende Fragen und Aufforderungen rauspicken kannst:
- Wer von euch hat davon schon gehört/das schon erlebt?
- Wer von euch nutzt bereits XY?
- Wie zufrieden seid ihr mit XY? Welche Erfahrungen habt ihr gemacht? (offener Austausch)
- Mia Mustermann, wie würdest du diesen Fall lösen? (Auch die direkte Ansprache einzelner Teilnehmer*innen ist möglich und erwünscht, solange es ausgewogen ist.)
- Schickt mir auf drei eure Antwort in den Chat. 3, 2, 1 …
Fast geschafft: die Webinar-Nachbereitung
Das Webinar ist erfolgreich beendet, jetzt kannst du entspannt deine Füße hochlegen und das Webinar Revue passieren lassen. Doch vergiss die Nachbearbeitung nicht! Dazu gehören:
- Das Versenden der Teilnahmebescheinigungen: Manche Tools generieren diese schon automatisch.
- Nachträgliche Fragen der Teilnehmer*innen beantworten.
- (Optional) eine Aufzeichnung zur Verfügung stellen. (Wichtig: Nicht ohne Einwilligung aufzeichnen oder alle personenbezogenen Daten unkenntlich machen!)
- Bewertungen einholen und auswerten.
- Netzwerk stärken: Nutze Business-Netzwerke wie LinkedIn oder Xing – so können Teilnehmer*innen und der oder die Referent/Referentin in Kontakt bleiben.
