• Mit EOM Insights teilen wir unser Know-how mit dir.

          Von Analysen bis hin zu Trends im digitalen Marketing und Berichten aus der Praxis.

          Wenn du keinen Artikel verpassen möchtest, dann abonnier einfach unseren Newsletter.

        • EOM Newsletter

        • Willkommen Elisa
        • Wir sind Spezialisten für digitales Marketing. Im Herzen von Hannover und Stuttgart arbeiten wir an spannenden Projekten für namhafte Brands. Wir suchen immer nach netten Kollegen. Schau dir gerne unsere offenen Stellen an.
          Grow with us!
        • Unsere offenen Stellen
        • Unsere Werte
        • Benefits
        • Bewerbung
        • FAQs
  • Kontakt
Suche
        • Mit EOM Insights teilen wir unser Know-how mit dir.

          Von Analysen bis hin zu Trends im digitalen Marketing und Berichten aus der Praxis.

          Wenn du keinen Artikel verpassen möchtest, dann abonnier einfach unseren Newsletter.

        • EOM Newsletter

        • Willkommen Elisa
        • Wir sind Spezialisten für digitales Marketing. Im Herzen von Hannover und Stuttgart arbeiten wir an spannenden Projekten für namhafte Brands. Wir suchen immer nach netten Kollegen. Schau dir gerne unsere offenen Stellen an.
          Grow with us!
        • Unsere offenen Stellen
        • Unsere Werte
        • Benefits
        • Bewerbung
        • FAQs
  • Kontakt
Suche
Durch Trello immer up to date: so hilft das Tool beim Content-Management

Durch Trello immer up to date: so hilft das Tool beim Content-Management

Content-Management
Zusammenfassung:

Content-Management ist für alle wichtig, die auch Content-Marketing betreiben. Content-Management beschreibt letztlich die Organisation der Inhalte, der über die verschiedenen Plattformen (Website, Blog, Social Media, YouTube etc.) ausgespielt werden soll. Dabei geht es um die Sammlung von Ideen, die zeitliche Planung, die Zuweisung von Zuständigkeiten und den Überblick der verschiedenen Bearbeitungsstände. Für euer Content-Management empfehlen wir euch Trello.

Kurzüberblick: Was ist Trello?

Trello ist ein Projektmanagement-Tool und hat eigentlich einen simplen Aufbau: Auf einem Board werden Listen angelegt, in die Karten eingefügt und vollkommen frei verschoben werden können. Boards können sowohl privat als auch im Team genutzt werden.

Trello gibt es als Basis-Version kostenlos, aber auch als Business-Class- und Enterprise-Version. Wir empfehlen euch für den Anfang die kostenlose Basis-Version, in der bis zu 10 Team-Boards enthalten sind. Wenn ihr Trello vorrangig für euer Content-Management nutzen möchtet, sollte das vollkommen ausreichen. 

Ein gutes Content-Management hilft euch dabei, den Überblick zu behalten, wer an welchen Inhalten arbeitet und inwieweit Beiträge fertiggestellt sind. Es vermeidet außerdem Doppelarbeiten und ist notwendig dafür, dass ihr regelmäßig Inhalte teilt – ist also ein essenzieller Bestandteil eurer Content-Marketing-Strategie.

Diese Funktionen euch bei der Umsetzung eures Content-Marketings:

Wie funktioniert Trello fürs Content-Management?

Das Board

Ohne Board geht gar nichts. Es ist die Pinnwand, an die die Trello-Karten gepinnt werden.
Wenn ihr ein neues Board erstellen wollt, wählt ihr zuerst Hintergrund und Name aus. Außerdem gebt ihr an, ob ihr das Board privat oder im Team nutzen wollt. 

Content Management Trello neues Board erstellen
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Habt ihr das Board erstellt, ist es erst mal leer – dann könnt ihr nach Herzenslust loslegen und Listen und Karten anlegen sowie das Board gestalten.

Content Management Trello Neues Board
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Falls ihr ein Board privat startet und später euer Team hinzufügen wollt – in den Board-Einstellungen findet ihr die Sichtbarkeits- und Berechtigungseinstellungen. 

Content Management Trello Sichtbarkeitsmodus Einstellung
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Listen

Kommen wir zu dem nächsten Step, bei dem wir anfangen, ein System für unseren Content zu entwickeln.
Wir haben unser Board mit Listen aufgeteilt, die den Bearbeitungsstatus des Contents zeigen. Wir haben für euch mal ein Duplikat unseres EOM Insights-Boards gemacht, um das zu veranschaulichen: 

Content Management Trello Content Board
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Eine Karte, die in diesem Fall einen Artikel für EOM Insights enthält, wandert von links nach rechts. Jeder, der eine Idee für ein Thema hat, kann eine Karte erstellen. Im Redaktionsmeeting werden die Ideen besprochen und freigegeben, bevor sie einem unserer Redakteure zugeteilt werden. Und so wandert die Karte, je nach Arbeitsschritt, durch das Board.

Das hat folgende Vorteile:

  1. Alle haben Einblicke in die Ideen und können ihre Gedanken dazu teilen. Wenn jemand eine Quelle gelesen hat, die gut zu einer Idee passt, kann die in den Kommentaren der Karte geteilt werden.
  2. Wir Redakteure wissen genau, welche Ideen schon freigegeben sind und damit zur Bearbeitung ausstehen. 
  3. Wir wissen auch, welche Themen bereits in Bearbeitung sind und weiter, wer genau den Artikel schreibt, falls wir dazu Fragen haben.
  4. Die Redaktionsleitung hat den genauen Überblick, welcher Artikel sich in welchem Stadium befindet. Ewiges Nachfragen ist damit passé. 
  5. Durch unser System von Labels, Namenskürzeln, Fristen etc. (später näheres dazu), haben alle einen direkten Überblick – ohne sich durch die einzelnen Karten klicken zu müssen. 

Aber es gibt auch diverse andere Möglichkeiten: Wenn das für euch sinnvoller ist, legt ihr die Listen thematisch oder nach Priorität an. Das ist das Praktische an Trello: Ihr könnt euch alles genau so einrichten, wie ihr es braucht.
Auf der Website von Trello oder im Home-Bereich der App findet ihr auch Vorlagen, nach Schlagworten kategorisiert, die ihr kopieren und für eure Zwecke anpassen könnt.

Auf dem Board findet ihr im Seitenmenü auch Sticker. Für uns ist das eher eine Spielerei, aber warum nicht mit dem Häkchen eure Artikel als veröffentlicht markieren oder mit dem Daumen nach oben signalisieren, dass Themen oder Artikel zur Veröffentlichung freigegeben sind?

Content Management Trello Sticker
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Die Karten

Kommen wir zu den Karten und deren Gestaltungsmöglichkeiten. 
So sieht eine Karte aus, wenn ihr sie anklickt:

Content Management Trello Kartenansicht e1583933353790
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Ihr könnt eure Teammitglieder zu einer Karte hinzufügen. Dann werden sie bei jeder Änderung an der Karte benachrichtigt und sind immer auf dem neuesten Stand. 

Content Management Trello Karte Kommentare
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.


Gerade für Social-Media-Posts ist es praktisch, wenn das Bildmaterial direkt an die Karte angehängt wird. Links, PDFs oder andere Dateien sind auch hinterlegbar.
Außerdem wichtig: die Frist. Gebt am besten pro Karte an, bis wann sie zu erledigen ist. Trello erinnert euch automatisch 24 Stunden vorher daran, dass die Karte fällig ist. Damit planen wir bei EOM zum Beispiel Deadlines oder bei Social-Media- und Video-Content den Veröffentlichungszeitpunkt. 

Fristen machen sich außerdem gut, um festzulegen, in welchen Abständen Evergreen-Content aktualisiert werden soll.

Content Management Trello Evergreen Aktualisierung
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

In diesem Fall nutzt ihr am besten die Kommentare dazu, festzuhalten, wer die letzte Aktualisierung vorgenommen hat.  

Content Management Trello Evergreen Aktualisierung Kommentar
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Die Labels sind eine weitere Sortiermöglichkeit, zum Beispiel mit dem klassischen Ampelsystem für die Priorität. Aber auch für thematische Kategorien oder die jeweiligen Redakteure sind die Labels denkbar. Bei uns steht der Autor einfach mit seinem Namenskürzel im Titel.

Die Beschreibung könnt ihr für kurze Briefings, Captions für Social Media-Posts oder Hinweise für Kollegen nutzen.

Weiter gehts mit der To-do, also eine Liste von Unteraufgaben. Es ist auch möglich, andere Teammitglieder in einer Aufgabe zu markieren und sie damit zuzuweisen.

Letztlich findet ihr auf den Karten die Kommentare. Hier besprechen wir bezüglich der jeweiligen Artikel die Strukturierung, die Deadline oder nutzen die Funktion für Feedback. 

Auch die Position eurer Karten in den Listen ist eine Sortiermöglichkeit. Wir schieben die Karten mit der höchsten Priorität immer nach ganz oben. Oder ihr geht chronologisch vor – und hängt immer alles Neue unten dran, damit die alten Karten nicht untergehen, weil sie unten im Listenboden übersehen werden.

Wenn ihr bestimmte Zuständigkeitsbereiche habt, wofür es auch eine Liste gibt, könnt ihr auch ganze Listen beobachten und bekommt bei Veränderungen in dieser Liste eine Benachrichtigung – beispielsweise, wenn eine Karte hinzugefügt wird. Das kann relevant sein, wenn ihr fürs Korrekturlesen zuständig seid und es eine Korrekturliste gibt. 

Dafür geht ihr in der Liste auf die drei Punkte, die das Listenmenü öffnen:

Content Management Trello Listenoptionen
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

– und wählt einfach “Beobachten”. 

Content Management Trello Listenaktionen beobachten
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Danach erscheint in der Liste für euch ein kleines Auge – das Trello-Icon dafür, dass dieses Element beobachtet wird. 

Content Management Trello Icon beobachten
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Das kleine Auge ist für euch beispielsweise auch auf Karten zu sehen, bei denen ihr hinzugefügt seid. 

Content Management Trello Kartentitel beobachten
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Ihr könnt auch Karten beobachten. Falls ihr das Hinzufügen von Teammitgliedern als Zuweisung von Verantwortlichkeiten benutzt, bleibt ihr so auf dem Laufenden, obwohl ihr nicht für das Thema zuständig seid.

Die Power-Ups

Trello bietet in der Basic-Version pro Board ein Power-Up. Beispielsweise sind Evernote, Google Drive, Dropbox und weitere Dienste verknüpfbar, je nachdem, wie euer Workflow aussieht.
Was definitiv praktisch fürs Content-Management ist: das Kalender-Power-Up. Das zeigt euch eure Karten mit angegebenen Fristen in einer Kalenderansicht.

Content Management Trello Kalenderansicht
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Wenn ihr merkt, dass zwei Posts auf einen Tag fallen und ihr eine Karte auf einen anderen Tag verschiebt, wird die Frist der Karte automatisch angepasst.
Mit einem iCalendar-Feed ist der Trello-Kalender mit eurem persönlichen Kalender synchronisierbar.

Praktisch, um Prioritäten festzulegen: das Matrix-Power-Up. Hier habt ihr eine Matrix, deren beiden Achsen ihr am besten selbst festlegt. 

Content Management Trello Matrix Achsen definieren
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Als Beispiel haben wir eine Matrix angelegt, deren Achsen die Priorität des Artikels und die Frist für die Bearbeitungszeit sind.

Content Management Trello Matrix
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Auf den einzelnen Karten wird die Position in der Matrix mit einer kleinen Badge angezeigt.

Content
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Mit dem Power-Up Benutzerdefinierte Felder ist es möglich, eigene Felder zu definieren. Das kann ein zusätzliches Datum sein, ein Drop-Down-Menü, ein Textfeld, eine Nummerierung oder ein Kontrollkästchen. 

Content Management Trello Benutzerdefinierte Felder
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Diese Felder werden auch direkt auf der Karte angezeigt.

Content Management Trello Benutzerdefinierte Felder Karte
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Es gibt noch Unmengen anderer Power-Ups – probiert euch damit einfach aus und schaut, was für euch am besten funktioniert!

Kniffe, die euer Content-Management erleichtern

Trello empfiehlt, bei kollaborativen Boards fürs Content-Management ganz links Listen mit Ressourcen anzulegen. So haben sie beispielsweise eine Karte mit einer Checkliste für Blogartikel, die sie dann einfach kopieren, wenn sie einen neuen Artikel anlegen. So kann kein Schritt vergessen werden und die Artikel werden einheitlich bearbeitet und vor dem Upload geprüft. 
Interne Guidelines oder Regelungen sind oft hilfreich. Das Trello-Team hat dort außerdem eine Excel-Datei mit allen veröffentlichten Artikeln (inklusive Daten wie Autor und Veröffentlichungsdatum, etc.) für den Überblick. 

Vergesst nicht die Filter-Funktion! In eurem Trello Board habt ihr viele Möglichkeiten, eure Karten zu filtern. 

Content Management Trello Filter
Quelle: Screenshot Trello/EOM Insights.

Neben dem klassischen Label-Filter könnt ihr hier auch alle Karten anzeigen lassen, auf der eine Person markiert ist (Wie viele Artikel hat Sören gerade in Arbeit?), welche Artikel überfällig sind, oder aber welche Karten kein Fälligkeitsdatum haben. Das ist zum Beispiel ein praktischer Filter, wenn ihr Inhalte braucht und sehen wollt, was noch nicht explizit verplant ist.

Für die Filter gibt es Tastaturkürzel. Eine Liste davon ruft ihr auf, indem ihr im Trello-Board ein “?” tippt.

Den Board-Hintergrund organisatorisch nutzen: Nutzt ihr mehrere Boards, kann eure Übersicht schnell chaotisch werden. Zur Übersicht eignen sich verschiedene Farb- und Hintergrundschemata, um die Boards auf einen Blick voneinander unterscheiden zu können.

Trello – für jedes Content-Management geeignet

Die Bedienung von Trello ist intuitiv, ihr braucht keine lange Einarbeitungszeit und die Funktionen sind so breit aufgestellt und variabel, dass ihr Boards so einrichten könnt, wie es am ehesten eurem Workflow entspricht. Je mehr Boards, Listen und Karten ihr aber braucht, desto mehr müsst ihr darauf achten, Systeme für die Übersichtlichkeit zu erarbeiten und zu berücksichtigen.

Habt ihr euch das Tool eingerichtet, läuft das Content-Management fast von allein: Alle haben einen direkten Überblick über zu erledigende Aufgaben, den Status von Projekten und die dazugehörigen Ansprechpartner. Änderungen können einfach über die Kommentare oder das Verschieben der Karte signalisiert werden. 

Dadurch, dass die Pflege des Redaktionsplans dezentral läuft – weil jeder Kollege seinen Fortschritt selbst einträgt – sind immer alle auf dem aktuellen Stand. Die Redaktionsleitung muss nicht mehr nachfragen, ein Blick ins Trello-Board reicht aus. Das Korrektorat wird direkt über die Karten informiert, wenn ein Entwurf fertig ist, da braucht es keine Mails mehr. Alle Dokumente sind direkt über die Karten zugänglich. Die Kommunikation wird durch Trello erheblich vereinfacht, so habt ihr mehr Zeit für die wichtigen Sachen: den Content selbst.

Sharing is caring
Sag uns deine Meinung

Abonnieren

        • Mit EOM Insights teilen wir unser Know-how mit dir.

          Von Analysen bis hin zu Trends im digitalen Marketing und Berichten aus der Praxis.

          Wenn du keinen Artikel verpassen möchtest, dann abonnier einfach unseren Newsletter.

        • EOM Newsletter

        • Willkommen Elisa
        • Wir sind Spezialisten für digitales Marketing. Im Herzen von Hannover und Stuttgart arbeiten wir an spannenden Projekten für namhafte Brands. Wir suchen immer nach netten Kollegen. Schau dir gerne unsere offenen Stellen an.
          Grow with us!
        • Unsere offenen Stellen
        • Unsere Werte
        • Benefits
        • Bewerbung
        • FAQs
  • Kontakt

EOM Newsletter